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CRM-E-Mail im Autohaus: Wann das interne Tool reicht und wann nicht

Viele Autohäuser stehen vor derselben Frage: Reicht das E-Mail-Tool im eigenen CRM-System aus oder braucht es eine separate E-Mail-Plattform? Die Antwort ist selten schwarz-weiß. Wer hier falsch abbiegt, zahlt entweder zu viel für überdimensionierte Werkzeuge oder verschenkt Potenzial mit einem zu einfachen Setup.

In diesem Beitrag ordnen wir ein, wann CRM-E-Mails im Autohaus sinnvoll sind, wann eine externe E-Mail-Plattform Vorteile bringt und welche Lektionen sich aus Praxis-Tests mit CRM-E-Mails ableiten lassen.

Was das für Autohäuser in Deutschland/EU bedeutet

Für Autohäuser in Deutschland und der EU heißt das: E-Mail-Marketing sollte nicht vom Bauchgefühl, sondern von Zielen, Budget, Teamgröße und vorhandenen Systemen abhängen. CRM-E-Mails können für viele Häuser ein tragfähiger Weg sein – vor allem, wenn Berichte zu Leads und Verkäufen direkt mit Kampagnen verknüpft werden können. Gleichzeitig stoßen CRM-Tools funktional schnell an Grenzen, zum Beispiel bei Gestaltung, Segmentierung und Automatisierung.

So gehst du vor

  • 1. Ausgangslage und Ziele klären

    Bevor du Tools vergleichst, definiere klare Ziele: Geht es dir vor allem um mehr Verkäufe aus bestehenden Kontakten, um Service-Erinnerungen, um Cross-Selling oder um Markenpflege? Liste deine wichtigsten Anwendungsfälle auf (z. B. regelmäßige Newsletter, Angebots-Mails, Service-Kampagnen) und notiere, welche Anforderungen sich daraus ergeben: benötigte Segmentierung, Versandhäufigkeit, Umfang des Reportings, Abstimmung mit Vertrieb und Service.

  • 2. CRM-Fähigkeiten realistisch bewerten

    Analysiere, was dein aktuelles CRM beim E-Mail-Versand tatsächlich kann. Prüfe, wie einfach sich Zielgruppen bilden lassen, wie flexibel der Editor ist, ob Vorlagen sauber auf Desktop und Mobilgeräten funktionieren und wie das Reporting aussieht. In Praxis-Tests hat sich gezeigt: Viele CRM-Systeme bieten zwar nur grundlegende Funktionen, können aber bei der Verknüpfung von Kampagnen mit Leads, Terminen und Verkäufen punkten. Dokumentiere genau, wo das System überzeugt und wo es bremst.

  • 3. Bedarf an externer E-Mail-Plattform abgleichen

    Stelle deine Anforderungen aus Schritt 1 neben die Möglichkeiten des CRM aus Schritt 2. Brauchst du feine Segmentierung, A/B-Tests, ausgefeilte Automatisierung oder sehr flexible Gestaltung? Dann kommst du mit reinem CRM-Versand oft an Grenzen. Nutzt du eher einfache Kampagnen mit klaren, wiederkehrenden Zielgruppen und möchtest vor allem schnell versenden und Ergebnisse direkt mit Verkaufsdaten verbinden, kann das CRM ausreichen. Für viele kleinere Autohäuser ist genau dieser Weg wirtschaftlich sinnvoll.

  • 4. Pilotprojekt mit CRM-E-Mails aufsetzen

    Statt sofort die komplette Strategie umzustellen, richte ein klares Pilotprojekt im CRM ein. Plane zum Beispiel für drei Monate wiederkehrende Kampagnen an getrennte Empfängerlisten (z. B. Verkauf, Service, Gebrauchtwagen). Wichtig ist eine saubere Trennung der Listen und ein konsistenter Versandprozess. In Praxis-Setups zeigte sich: Teilweise müssen E-Mails an unterschiedliche Segmente als separate Kampagnen angelegt werden oder es lassen sich nur Versanddaten, aber keine Uhrzeiten planen. Solche Eigenheiten solltest du vorab kennen und in deinen Ablauf einbauen.

  • 5. Reporting mit Verkaufsdaten verknüpfen und Entscheidung treffen

    Der entscheidende Vorteil vieler CRM-E-Mail-Werkzeuge liegt im Reporting entlang des Verkaufsprozesses. Neben Öffnungen und Klicks sind Kennzahlen wie Anrufe, Terminvereinbarungen, Showroom-Besuche und zugeordnete Verkäufe möglich. Nutze diese Informationen, um den Einfluss deiner E-Mails auf tatsächliche Geschäftsergebnisse zu bewerten. Wenn du nachvollziehen kannst, welche Kampagnen zu Leads, Terminen und Verkäufen beitragen und das Handling für dein Team machbar bleibt, ist der Versand aus dem CRM eine tragfähige Option. Fehlen dir dagegen wichtige Funktionen oder die Handhabung ist zu umständlich, ist eine ergänzende E-Mail-Plattform sinnvoll.

Woran du Fortschritt misst

  • Kampagnen-Ergebnisquote entlang der Customer Journey

    Miss nicht nur Öffnungen und Klicks, sondern auch Folgeschritte wie Kontaktaufnahmen, Terminvereinbarungen, Probefahrten oder Servicebuchungen. Entscheidend ist, wie viele dieser Schritte auf eine E-Mail-Kampagne zurückzuführen sind und wie sich diese Quote über mehrere Monate entwickelt.

  • Zuordnung von Leads und Verkäufen zu E-Mail-Kampagnen

    Entscheidend ist, ob du plausibel sehen kannst, welche E-Mail-Kampagnen zu Leads und tatsächlichen Verkäufen geführt haben. Je besser die Zuordnung im CRM funktioniert, desto leichter kannst du den Beitrag deines E-Mail-Marketings zum Umsatz belegen und Budgets rechtfertigen.

Risiken & Grenzen

  • Datenschutz, Zugriffe und Governance

    Beim Versand aus dem CRM müssen Zugriffsrechte, Löschkonzepte, Einwilligungen und Abmeldungen zentral und sauber geregelt sein. Unklare Berechtigungen oder fehlende Dokumentation können zu Datenschutzrisiken führen. Vor allem mehrere Standorte und gemischte Vertriebs-Teams brauchen klare Regeln, wer welche Kontakte wie anschreiben darf.

  • Datenqualität, Schnittstellen und Umsetzung im Alltag

    Schwache Adressqualität, unklare Dublettenlogik oder lückenhafte Schnittstellen zwischen CRM, DMS und anderen Systemen können das Reporting verfälschen und Kampagnen bremsen. Auch ein theoretisch gutes Setup scheitert, wenn Vorlagen, Segmentregeln und Workflows im Alltag nicht konsequent gepflegt werden.

Wenn du prüfen möchtest, ob E-Mail-Versand direkt aus deinem CRM für dein Autohaus sinnvoll ist, lohnt sich ein strukturiertes Pilotprojekt – Spinic kann dich dabei konzeptionell und technisch unterstützen.